Text copied to clipboard!
Titel
Text copied to clipboard!Document Control Coördinator
Beschrijving
Text copied to clipboard!
Wij zijn op zoek naar een Coördinator Documentbeheer om ons team te versterken en verantwoordelijk te zijn voor het beheer, de organisatie en de controle van alle bedrijfsdocumentatie. In deze rol ben je essentieel voor het waarborgen van de nauwkeurigheid, toegankelijkheid en veiligheid van documenten binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat documentatieprocessen voldoen aan interne richtlijnen en externe regelgeving.
Als Coördinator Documentbeheer ben je verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van een effectief documentbeheersysteem. Je ontwikkelt procedures voor het archiveren, ophalen en vernietigen van documenten, en zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot de juiste informatie wanneer dat nodig is. Je speelt ook een sleutelrol in audits en kwaliteitscontroles, waarbij je documentatie beschikbaar stelt en naleving aantoont.
Je zult werken met zowel fysieke als digitale documenten en systemen, en je bent verantwoordelijk voor het trainen van medewerkers in het gebruik van deze systemen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor vragen over documentbeheer en geef je advies over best practices. Je zorgt voor een consistente en georganiseerde aanpak van documentatie, wat bijdraagt aan de efficiëntie en compliance van de organisatie.
De ideale kandidaat heeft ervaring met documentbeheer, is nauwkeurig, georganiseerd en communicatief sterk. Je hebt kennis van relevante wet- en regelgeving en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je bent proactief in het verbeteren van processen en hebt affiniteit met digitale systemen en archiveringstechnologieën.
Als Coördinator Documentbeheer krijg je de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan de operationele excellentie van onze organisatie. Je werkt in een dynamische omgeving waar kwaliteit, samenwerking en continue verbetering centraal staan.
Verantwoordelijkheden
Text copied to clipboard!- Beheren en organiseren van alle bedrijfsdocumentatie
- Ontwikkelen en implementeren van documentbeheerprocedures
- Zorgen voor naleving van interne en externe regelgeving
- Ondersteunen van audits en kwaliteitscontroles
- Trainingssessies geven over documentbeheersystemen
- Toezicht houden op digitale en fysieke archieven
- Verbeteren van documentatieprocessen
- Beantwoorden van vragen over documentbeheer
- Samenwerken met verschillende afdelingen
- Waarborgen van vertrouwelijkheid en veiligheid van documenten
Vereisten
Text copied to clipboard!- Minimaal een MBO-diploma, bij voorkeur in administratie of informatiemanagement
- Ervaring met documentbeheer of archiefbeheer
- Goede kennis van MS Office en documentbeheersystemen
- Nauwkeurigheid en oog voor detail
- Sterke organisatorische vaardigheden
- Goede communicatieve vaardigheden
- Kennis van relevante wet- en regelgeving
- Vermogen om zelfstandig en in teamverband te werken
- Integriteit en vertrouwelijkheid
- Proactieve houding en probleemoplossend vermogen
Potentiële interviewvragen
Text copied to clipboard!- Welke ervaring heeft u met documentbeheer?
- Bent u bekend met digitale archiveringssystemen?
- Hoe zorgt u voor naleving van regelgeving bij documentbeheer?
- Kunt u een voorbeeld geven van een procesverbetering die u heeft doorgevoerd?
- Hoe gaat u om met vertrouwelijke informatie?
- Welke softwarepakketten heeft u eerder gebruikt voor documentbeheer?
- Hoe organiseert u fysieke en digitale documenten?
- Wat is uw aanpak bij het trainen van collega's in documentbeheer?
- Hoe blijft u op de hoogte van veranderingen in regelgeving?
- Wat motiveert u in deze functie?
